Hinweise zur Datenverarbeitung bei der Teilnahme an MELCHERS Teams Videokonferenzen (Pflichtinformation gem. DSGVO)

(English version follows the German version)

1. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

Verantwortliche Stelle gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit von MELCHERS veranstalteten Teams Videokonferenzen ist die:
MELCHERS Rechtsanwälte Partnerschaftsgesellschaft mbB („MELCHERS“)
Im Breitspiel 21, 69126 Heidelberg, Fon: +49 (0)6221 – 18 50 -0, Fax: +49 (0)6221 – 18 50 -100
heidelberg@melchers-law.com
Unser betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist unter der oben angegeben Anschrift
zu Hd. Herrn Frank Henry Frenz oder unter datenschutz@melchers-law.com erreichbar.

2. Art und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie an einer von MELCHERS veranstalteten Teams Videokonferenz teilnehmen erheben wir folgende Informationen:
• Angegebener Nutzername
• Bild- und Tondaten
• Einträge im Chat
• Handzeichen
• Inhalte des eigenen Bildschirms, wenn dieser freigegeben wird (sofern im Videokonferenzraum zugelassen)
• vom Server erhobene Daten (Logfiles) zu Betriebssystem, IP Adresse, Browsertyp und Browserversion, Sprache, Datum und Uhrzeit der Nutzung

Nach Beendigung der Videokonferenz findet in der Regel eine automatische Löschung dieser Daten statt. Spätestens nach 7 Tagen werden alle eventuell noch in Teams vorhandenen Daten gelöscht.

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Erhebung der personenbezogenen Daten erfolgt zum Zweck der Durchführung von Videokonferenzen mit Ihnen.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit.f) DSGVO. Unser Interesse besteht in der effektiven Durchführung von Videokonferenzen.
Falls die Videokonferenz im Rahmen eines mit MELCHERS bestehenden Mandatsverhältnisses stattfindet, ist weitere Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

4. Weitergabe von Daten an Dritte

Die Videokonferenzdaten (Bild, Ton, Chat, …) werden unter den Teilnehmenden geteilt.
Zur Durchführung der Videokonferenz bedienen wir uns des Auftragsverarbeiters Microsoft Ireland Operations, Ltd. . Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Land außerhalb des EWR, namentlich in die USA, ist dabei nicht ausgeschlossen. Eine solche Datenübermittlung findet auf Grundlage der EU Standardvertragsklauseln und der zusätzlichen Garantien in Anhang C und Anlage 1 des Microsoft DPA statt.

5. Betroffenenrechte

Gemäß den Bestimmungen der DSGVO können Sie uns gegenüber folgende Rechte geltend machen:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Sie haben das Recht, eine uns erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Darüber hinaus können Sie der hier beschriebenen Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Wahrung berechtigter Interessen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 21 DSGVO widersprechen.
Außerdem können Sie sich jederzeit bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, Tel.: 0711/615541-0, Fax: 0711/615541-15, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

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Data processing information for participation in MELCHERS Teams videoconferences (mandatory information according to GDPR)

1. Controller and data protection officer

The controller pursuant to Art. 4 No. 7 GDPR for the processing of your data in the context of Teams video conferences organised by MELCHERS is:
MELCHERS Rechtsanwälte Partnerschaftsgesellschaft mbB („MELCHERS“)
Im Breitspiel 21, D-69126 Heidelberg, phone: +49 6221 – 18 50 -0, fax: +49 6221 – 18 50 -100
e-mail: heidelberg@melchers-law.com
You can contact our company data protection officer at the above address
for the attention of Mr. Frank Henry Frenz or at datenschutz@melchers-law.com.

2. Nature and scope of data processing

When you participate in a Teams video conference organised by MELCHERS, we collect the following information:
•indicated user name
•image and sound data
•chat entries
•hand signals
•contents of your own screen, if it is shared (if allowed in the video conference room)
•data collected by the server (log files) on operating system, IP address, browser type and version, language, date and time of use.

Once the video conference has ended, this data is usually deleted automatically. Any data still stored in Teams will be deleted after 7 days at the latest.

3. Purpose and legal basis of data processing

Personal data is collected for the purpose of conducting video conferences with you.
The legal basis for the data processing is Art. 6 para. 1 lit. f) GDPR. Our interest lies in the effective performance of videoconferences.
If the video conference takes place within the framework of an existing client relationship with MELCHERS, a further legal basis is Art. 6 para. 1 lit. b) GDPR.

4. Data recipients

The video conference data (image, sound, chat, …) are shared among the participants.
In order to organise the video conference, we use the processor Microsoft Ireland Operations, Ltd. A transfer of personal data to a country outside the EEA, namely to the USA, is not excluded. Such a data transfer takes place on the basis of the EU standard contractual clauses and the additional guarantees in Annex C and Appendix 1 of the Microsoft DPA.

5. Data subjects rights

In accordance with the provisions of the GDPR, you can assert the following rights against us:
•right to information (Art. 15 GDPR),
•right to rectification (Art. 16 GDPR),
•right to erasure (Art. 17 GDPR),
•right to restriction of processing (Art. 18 GDPR),
•right to data portability (Art. 20 GDPR).

You have the right to revoke consent given to us at any time with effect for the future. In addition, in accordance with Art. 21 GDPR, you may object to the processing of your data as described here for the purpose of safeguarding legitimate interests at any time with effect for the future.

You can also complain to a supervisory authority at any time. The competent supervisory authority for us is:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, phone: 0711/615541-0, fax: 0711/615541-15,
e-mail: poststelle@lfdi.bwl.de